PRIVACYVERKLARING

Algemeen

VET Triatlon Club Loenhout hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met  persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VET Triatlon Club houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als VET Triatlon Club zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

VET Triatlon Club
Mgr. Jansenlaan 17
2990 Loenhout
Email: info@vet-team.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door VET Triatlon Club verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Triatlon Vlaanderen en haar clubs (uitvoering overeenkomst);
• ter promotie van onze Club, haar activiteiten zoals de koppeltijdrit en de triatlon sport;
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (met toestemming van betrokkene);
• het bekomen van subsidiëring door de gemeente (wettelijke verplichting).

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer en rijksregisternummer
• Bankrekeningnummer
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, kledingmaten
• Wedstrijdresultaten
• Functie binnen de vereniging\Beeldmateriaal : foto’s en video gemaakt tijdens de activiteiten van de VET Triatlon Club en tijdens deelname aan wedstrijden van de federatie en haar clubs. Deze kunnen openbaar gemaakt worden via onze VET-website, Facebookpagina, projectie op clubfeest, nieuwsbrieven en dergelijke meer.

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende organisaties:

• Verantwoordelijken van de club: bestuursleden VET Triatlon Club
• Trainers VET Triatlon Club in functie van trainingen (hardlopen, zwemmen en fietsen)

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting) – Vimexx Belgie;
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp);
• de sportieve verwerking van wedstrijduitslagen voor o.a. de federatie Triatlon Vlaanderen;
• Ethias in functie van ongevallenverzekering;
• Lokale overheid in functie van subsidiëring clubwerking.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

VET Triatlon Club bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. VET Triatlon Club verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na de laatste activiteit van het lid binnen de federatie of haar clubs voor statistische doelstellingen. Wedstrijdresultaten (van officiële competities) worden onbeperkt bijgehouden om palmaressen te kunnen produceren.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens VET Triatlon Club van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring

VET Triatlon Club kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 11/10/2018.